01Co to jest
Koszty projektu to rejestr wydatków jednej budowy. Każdy koszt należy do projektu, a jeśli trzeba, także do konkretnej realizacji w tym projekcie. Koszt bez realizacji liczy się dla całego projektu.
Koszty powstają na dwa sposoby. Ręcznie wpisujesz faktury i wydatki, których nie ma w innych modułach. Robocizna z kart czasu, wydania z magazynu, faktury zakupu i rozliczenia podwykonawców przychodzą same i zmienia się je tam, skąd przyszły.
Ręczny koszt przechodzi obieg akceptacji: szkic, złożony, a potem zatwierdzony albo zwrócony do poprawy. O koszcie decyduje inna osoba niż ta, która go wpisała.
- NA PROJEKCIE
- Koszt należy do projektu, opcjonalnie do jednej realizacji.
- DWA ŹRÓDŁA
- Wpisy ręczne i koszty automatyczne z innych modułów.
- PROGNOZA
- Ile projekt będzie kosztował do końca, na tle budżetu.
02Do czego służy
Przekroczenie widać wcześniej
Gdy prognoza przekracza budżet, nad listą pojawia się ostrzeżenie z kwotą przekroczenia.
Druga para oczu
Nikt nie zatwierdza ani nie odrzuca własnego kosztu. Decyzja zostaje zapisana z datą.
Faktura z numerem
Numer dokumentu jest unikalny w firmie, więc ta sama faktura nie wejdzie dwa razy.
Koszt u źródła
Robocizny, magazynu, zakupów i podwykonawców nie przepisujesz. Przychodzą same.
03Główne opcje
Ekran kosztów pokazuje zawsze jeden projekt: kafle z budżetem i prognozą, listę kosztów, formularz kosztu i panel prognozy.
Cztery liczby wybranego projektu
Kafle nad listą liczą wybrany projekt.
- Budżet projektu
- Zatwierdzone koszty
- Do dokończenia: zostało do wydania na realizacjach i zobowiązania wobec podwykonawców
- Prognoza, wyróżniona, gdy przekracza budżet
Koszty jednego projektu
Wybierasz projekt w filtrze, lista pokazuje jego koszty, od najnowszych.
- Kolumny: data, tytuł, realizacja, dostawca, kwota, obieg
- Filtry: projekt i stan obiegu
- Wyszukiwanie po tytule i numerze dokumentu
- Koszt automatyczny ma pod tytułem swoje źródło
- Eksport CSV
Koszt wchodzi jako szkic
Do prognozy liczy się od razu, do pozostałego budżetu dopiero po zatwierdzeniu.
- Wymagane: tytuł, projekt i kwota
- Realizacja albo cały projekt
- Data, kategoria, dostawca i numer dokumentu
- Opis
Ile to będzie kosztowało do końca
Prognoza to suma tego, co ktoś naprawdę wpisał, bez współczynników z doświadczenia.
- Koszty zatwierdzone
- Koszty złożone, czekające na akceptację
- Szkice kosztów
- Zobowiązania wobec podwykonawców
- Zostało do wydania na realizacjach
- Kaucje do zwrotu z terminem
04Zadania krok po kroku
- KROK 1Otwórz Moduły › Finanse › Koszty projektu i wybierz projekt w filtrze.
- KROK 2Kliknij Nowy koszt. Wpisz tytuł i kwotę, wybierz realizację albo zostaw Cały projekt.
- KROK 3Uzupełnij datę, kategorię, dostawcę i numer dokumentu, na przykład numer faktury, i zapisz. Koszt jest szkicem.
- KROK 1Otwórz kartę kosztu z listy.
- KROK 2Wybierz Złóż do akceptacji. Koszt ma stan złożony.
- KROK 3Zatwierdzi go albo zwróci inna osoba z uprawnieniem do finansów.
- KROK 1Otwórz kartę złożonego kosztu wpisanego przez kogoś innego.
- KROK 2Wybierz Zatwierdź koszt i dopisz notatkę, jeśli chcesz.
- KROK 3Jeśli coś się nie zgadza, wybierz Zwróć koszt do poprawy i napisz powód. Bez powodu zwrot nie przejdzie.
- KROK 1Wybierz projekt na liście kosztów.
- KROK 2Porównaj kafel Prognoza z kaflem Budżet. Przy przekroczeniu nad listą pojawia się ostrzeżenie z kwotą.
- KROK 3W panelu Prognoza budżetu zobaczysz, z czego składa się prognoza.
05Akcje
Najczęstsze czynności związane z kosztami projektu.
Nowy koszt
Faktura, materiał albo podwykonawca na projekcie.
Złóż do akceptacji
Szkic przechodzi do decyzji innej osoby.
Zatwierdź koszt
Koszt wchodzi do zatwierdzonych i nie można go już zmienić.
Zwróć koszt do poprawy
Z powodem, żeby autor wiedział, co poprawić.
Eksport CSV
Koszty wybranego projektu w jednym pliku.
06Z czym się łączy
Wybierz moduł, aby zobaczyć, skąd biorą się koszty i gdzie je widać.
Projekty
Budżet projektu jest punktem odniesienia dla prognozy, a karta projektu pokazuje jego koszty.
Przejdź do tematuProjektyRealizacje
Koszt może należeć do realizacji, a to, co zostało do wydania na realizacjach, wchodzi do prognozy.
Przejdź do tematuRealizacjeKarty czasu
Robocizna z kart czasu przychodzi jako koszt automatyczny.
Przejdź do tematuKarty czasuZamówienia
Zamówienie na realizację z numerem faktury staje się kosztem Faktura zakupu.
Przejdź do tematuZamówieniaPodwykonawcy
Rozliczony etap podwykonawcy staje się kosztem, a niezrealizowane zlecenia liczą się jako zobowiązania.
Przejdź do tematuPodwykonawcyKategorie kosztów
Kategorie kosztów porządkują wpisy ręczne.
Przejdź do tematuKategorie kosztówPulpit dzienny
Kafel Budżet realizacji na pulpicie pokazuje, jaką część budżetu projektów w realizacji zajmują koszty zatwierdzone.
Przejdź do tematuPulpit dzienny